Zarządzaj czasem

Jeśli masz wrażenie, że czas przecieka ci przez palce, a ty i tak jesteś ciągle zmęczony, bo starasz się załatwić tysiąc przeróżnych spraw, zafunduj sobie chwilę refleksji, która pozwoli Ci na nowo przeorganizować własne podejście do czasu.

Uważa się, że w zarządzaniu czasem najważniejszym elementem jest przesunięcie skupienia ze skupienia się na byciu zajętym do skupienia się na rezultatach. Wiele osób, mimo szalonej wręcz aktywności, nie osiąga zbyt wiele, ponieważ rozprasza się w trakcie wykonywania czynności, nie wyznacza priorytetów, bądź nie doprowadza ich do końca.
Reguła 80:20 mówi o tym, że zazwyczaj 80% nieprzemyślanego wysiłku tworzy 20% efektów, podczas gdy 20% zaplanowanych działań przynosi aż 80% naszych rezultatów.

• prowadź dziennik aktywności, który pokaże Ci, jak używasz swój czas i pozwoli Ci podjąć decyzję, jak zmienić jego rozkład. Dokonuj zapisów przez co najmniej tydzień - uwzględnij w nich to, ile czasu poświęciłeś na poszczególne czynności, w jakiej kolejności je wykonywałeś, jak się czułeś podczas ich trwania, jaki był wówczas poziom twojej senności, energii, satysfakcji
• zbuduj plan zajęć, dzieląc je na bloki czynności
• bloki czynności podziel na mniejsze cząstki i nadaj im preferowaną kolejność aby podzielić czynności na poszczególne kategorie zastosuj matrycę przedstawiająca poglądy Eisenhowera w teorii gospodarowania czasem. U jej podstaw leży umiejętność oceny subiektywnej wagi spraw i posługiwania się nią w celu ich hierarchizowania. Wszystkie nasze czynności dzielimy z punktu widzenia ich ważności i pilności na cztery kategorie. Pilność oznacza związek z czasem wykonania zadania, określonym na ogół jako konkretny termin np. w kalendarzu. Ważność sprawy to znaczenie, jakie jej nadajemy w naszym życiu; naprawdę ważne czynności to te istotne dla naszego rozwoju, zdrowia, dla naszej rodziny.

• pamiętaj o swoich celach - te działania, które się z nimi wiążą możesz wstępnie uznać za priorytety spośród zaplanowanych czynności
• pilnuj tego, by przy każdej czynności zakładać termin jej realizacji (i go przestrzegać)
• w danym momencie koncentruj się tylko na jednej czynności - to pomoże ci się skoncentrować i przejść z płaszczyzny aktywności na płaszczyznę rezultatów
• bądź asertywny - naucz się odmawiać, jeżeli ktoś wrzuca ci na głowę obowiązki, które kolidują ci z dążeniem do wyznaczonych celów
• wspomóż swoje zarządzanie czasem konkretnym narzędziem, np. kalendarzem, elektronicznym organizerem, programem komputerowym
• wprowadź ład w swoim otoczeniu fizycznym - uporządkuj biurko, pozbądź się niepotrzebnych dokumentów, usuń zbędne pliki z komputera
• zaplanuj odpoczynek - i przestrzegaj jego miejsca w planie tak, jak priorytetów. Wówczas będziesz bardziej efektywny i usatysfakcjonowany